Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych w rozumieniu RODO oraz właściwych przepisów krajowych jest: SKOPION Intelligence, Inhaber Bartosz Joachimiak, Nobelstraße 3–5, 41189 Mönchengladbach, Niemcy, e-mail: [email protected] (alternatywnie: [email protected]). Szczegółowe dane rejestrowe znajdują się w zakładce Informacje prawne.

2. Rodzaje zbieranych danych

• Dane kontaktowe przedsiębiorstwa (imię i nazwisko, organizacja, służbowy adres e-mail) przekazywane dobrowolnie w ramach zapytania o audyt lub bezpośredniej korespondencji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w obsłudze zapytań i prewencji nadużyć).
• Dane ankiety i wstępne wyniki screeningu są przetwarzane lokalnie w przeglądarce. Screening może być przeprowadzony bez podawania danych kontaktowych; odpowiedzi pozostają lokalnie w pamięci przeglądarki, dopóki użytkownik nie zdecyduje się dobrowolnie dołączyć ich do zapytania. W przypadku wysłania zapytania audytowego odpowiedzi są przekazywane do naszych specjalistów ds. zgodności wyłącznie wtedy, gdy użytkownik zaznaczy odpowiednią opcję w formularzu (podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu przygotowania oferty oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO na podstawie dobrowolnego wyboru użytkownika).
• Dane techniczne i eksploatacyjne (np. adres IP, wersja przeglądarki, znacznik czasu żądania, dane routingu) zbierane podczas wywołania stron. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu stabilności technicznej, cyberbezpieczeństwa, ochrony przed atakami i diagnostyki błędów).

3. Pamięć lokalna i pliki cookie

Portal wykorzystuje wyłącznie niezbędne technicznie technologie pamięci podręcznej przeglądarki. Dane w pamięci lokalnej (Local Storage) pozostają wyłącznie na Twoim urządzeniu: klucz 'aiactsteps_answers_v1' przechowuje stan wypełnienia i wstępny wynik kwalifikacji (usuwane przyciskiem 'Resetuj' lub czyszczeniem pamięci podręcznej przeglądarki); klucz 'regulatory_storage_ack' przechowuje status potwierdzenia informacji o pamięci (ważność w kodzie ograniczona do maksymalnie 12 miesięcy). Niezbędny techniczny plik cookie służy wyłącznie do zapamiętania preferencji językowych (nazwa pliku cookie: 'aiactsteps_locale', czas przechowywania maksymalnie 12 miesięcy). Portal nie korzysta z żadnych plików cookie o charakterze reklamowym, śledzącym ani analitycznym podmiotów trzecich.

4. Narzędzia analityczne

Nie stosujemy inwazyjnych narzędzi śledzących, cookies reklamowych ani zewnętrznych systemów analitycznych.

5. Hosting, lokalizacja serwerów i CDN

Serwisy i usługi backendowe są hostowane na zabezpieczonych serwerach VPS operatora SOLLUTIUM EU Sp. z o.o. w centrum danych AMS-COLO w Holandii (Amsterdam / EOG) z zachowaniem restrykcyjnych środków technicznych i organizacyjnych (TOM) zgodnie z art. 32 RODO na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (DPA). W celu ochrony przed atakami DDoS, zabezpieczenia szyfrowania TLS oraz wydajnego dostarczania zasobów stosowany jest serwer proxy brzegu sieci Cloudflare (Cloudflare Inc.). W zakresie, w jakim techniczne dane transmisyjne przechodzą przez węzły Cloudflare, odbywa się to na podstawie ram EU-U.S. Data Privacy Framework oraz Standardowych Klauzul Umownych (SCC) Komisji Europejskiej (art. 46 RODO).

6. Komunikacja e-mail

W przypadku kontaktu mailowego dane są przetwarzane wyłącznie w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie.

7. Odbiorcy i kategorie odbiorców danych

A. Zewnętrzni odbiorcy i podmioty przetwarzające (procesorzy): Jako podmioty przetwarzające w rozumieniu art. 28 RODO zaangażowani są: SOLLUTIUM EU Sp. z o.o. (dostawca infrastruktury serwerów VPS w centrum danych w Amsterdamie, Holandia / UE) oraz Cloudflare Inc. (dostawca usług brzegowych reverse proxy, terminacji TLS i ochrony przed atakami DDoS). Dane osobowe nie są sprzedawane ani przekazywane sieciom reklamowym ani innym nieuprawnionym stronom trzecim. B. Wewnętrzne systemy techniczne administratora: Obsługa zapytań audytowych odbywa się bezpośrednio przez upoważniony personel SKOPION Intelligence z wykorzystaniem własnego oprogramowania serwerowego: lokalnego agenta pocztowego (Postfix), magazynu poczty (Dovecot), lokalnego plikowego rejestru zapytań oraz systemowych logów bezpieczeństwa serwera.

8. Płatności

Na tym portalu informacyjnym nie są realizowane żadne transakcje finansowe.

9. Logi serwera

Logi serwera są przechowywane tymczasowo wyłącznie w celu zapewnienia stabilności i ochrony przed cyberatakami.

10. Okres przechowywania danych

• Lokalna pamięć przeglądarki (Local Storage): Wpis 'aiactsteps_answers_v1' (stan wypełnienia ankiety) pozostaje na Twoim urządzeniu do czasu kliknięcia przycisku 'Resetuj' lub wyczyszczenia pamięci podręcznej przeglądarki; dane te nie są automatycznie przesyłane na serwer i nie posiadają narzuconego terminu wygasania w kodzie. Wpis 'regulatory_storage_ack' (status potwierdzenia informacji o pamięci) ma ważność w kodzie ograniczoną do maksymalnie 12 miesięcy, po czym prośba o potwierdzenie jest wyświetlana ponownie.
• Zapytania audytowe i konsultacyjne (dane leadowe): Aktywny rejestr zapytań na serwerze (pliki leads.jsonl oraz retry_queue.jsonl) jest oczyszczany z rekordów starszych niż 30 dni przez codzienną procedurę systemową retencji (podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO). Korespondencja e-mail w skrzynce pocztowej (Maildir/Dovecot), logi serwera pocztowego oraz kopie zapasowe podlegają odrębnym, udokumentowanym cyklom retencji i procedurom bezpieczeństwa administratora.
• Logi bezpieczeństwa i dostępu do serwera są przechowywane w ramach rotacji logów w celu wykrywania i odpierania cyberataków przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa (zazwyczaj od 14 do maksymalnie 30 dni).

Kopie zapasowe są szyfrowane i podlegają zdefiniowanym procedurom retencji.

11. Przenoszenie danych

Prawo do przenoszenia danych przysługuje Państwu, jeżeli spełnione są przesłanki art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

12. Prawa osób, których dane dotyczą (RODO)

Na podstawie RODO przysługuje Państwu prawo dostępu do treści danych (art. 15), ich sprostowania (art. 16), usunięcia (art. 17), ograniczenia przetwarzania (art. 18), przenoszenia (art. 20) oraz sprzeciwu (art. 21). Podanie danych jest dobrowolne (screening może być przeprowadzony bez podawania danych kontaktowych; odpowiedzi pozostają lokalnie w pamięci przeglądarki, dopóki użytkownik nie zdecyduje się dobrowolnie dołączyć ich do zapytania). W przypadku chęci złożenia zapytania o konsultację audytową podanie ważnego adresu e-mail oraz podstawowych danych organizacji jest jednak wymogiem niezbędnym do przetworzenia i odpowiedzi na zapytanie (art. 13 ust. 2 lit. e RODO); bez tych danych realizacja zapytania nie jest możliwa. W systemie nie występuje zautomatyzowane podejmowanie decyzji ani profilowanie w rozumieniu art. 22 RODO. Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego (art. 77 RODO): Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2–4, 40213 Düsseldorf, Niemcy, https://www.ldi.nrw.de (lub w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych - UODO).